Koje podatke prikupljamo

Prikupljanje podataka prati realne poslovne scenarije. Primjeri: registracija rielatora za pristup dokumentima, prikupljanje podataka o kupcu radi provjere solventnosti ili prikupljanje dokumenata za zemljišnoknjižni postupak.

Podaci koje korisnici izričito pružaju

U poslovnim slučajevima rielatora tražimo samo podatke potrebne za izvršenje zadatka; u nastavku su tipični primjeri koje agent ili klijent dostavljaju.

• Osobni podaci: ime i prezime, adresa prebivališta, e-mail adresa potrebna za komunikaciju i slanje pravnih dokumenata.
• Poslovni podaci: naziv agencije, poslovni identifikator (Business ID), adresa ureda i podaci o punomoćima.
• Podaci o nekretnini: adresa nekretnine, katastarske i zemljišnoknjižne oznake, planovi, potvrde o vlasništvu.
• Upravljanje podaci kada je potrebno: podaci za isplatu naknada, fakturiranje i dokumentacija u sklopu due diligence scenarija.
• Dokumenti: ugovori o posredovanju, punomoći, identifikacijski dokumenti relevantni za postupak.
• Komunikacijski podaci: zapisi e-mailova, bilješke sa sastanaka i pravni komentari potrebni za slučaj i praćenje postupka.

Podaci prikupljeni automatski

U nekim scenarijima sustav mindfityx.pro automatski bilježi tehničke podatke radi sigurnosti i poboljšanja usluge, ali se ne koriste za donošenje pravnih odluka bez ljudske provjere.

• IP adresa i informacije o pregledniku radi sprječavanja zlouporabe i otkrivanja sumnjivih aktivnosti.
• Podaci o aktivnosti na stranici: datum i vrijeme pristupa, preuzimanja dokumenata i trajanje sesije.
• Podaci o uređaju: vrsta uređaja i operativni sustav za optimizaciju sučelja.
• Anonimizirane statistike korištenja koje služe za analizu i unapređenje procesa obrade dokumenata.
• Podaci o greškama u sustavu kako bi se identificirali i otklonili problemi u radu usluge.
• Podaci prikupljeni putem kolačića za upravljanje sesijom i preferencijama korisnika.

Podaci dobiveni od trećih strana

U određenim slučajevima mindfityx surađuje s partnerima i institucijama kako bi osigurao kompletnu pravnu procjenu nekretnine. Podaci od trećih strana koriste se u ograničenom opsegu i uz primjenu sigurnosnih mjera.

• Podaci iz zemljišnih knjiga i katastarskih evidencija radi provjere prava vlasništva i tereta.
• Informacije od javnih registara i sudskih baza podataka u kontekstu provjere pravne povijesti nekretnine.
• Podaci od upravljanje institucija ili posrednika kad je to nužno za pripremu ugovora ili kompletiranje dokumentacije.

Pravni osnov obrade

Obrada podataka temelji se na zakonitim osnovama koje su primjenjive u kontekstu pravnih usluga i poslovnih odnosa s rielatorima.

• Izvršenje ugovora: obrada je nužna za pružanje ugovorenih usluga pravne podrške.
• Ispunjavanje zakonskih obveza: obrada za poštivanje računovodstvenih, poreznih i sudskih zahtjeva.
• Legitimni interesi: obrada radi zaštite prava i interesa pri sprječavanju zlouporabe i osiguranju sigurnosti usluge.
• Sukladnost s izričitom privolom kada je ona potrebna za specifične obrade izvan navedenih osnova.

Kolačići i slične tehnologije

Kolačići se koriste za funkcionalnost web-stranice i poboljšanje korisničkog iskustva. U tipičnom scenariju agent koristi kolačiće za upravljanje pristupom i praćenje preuzimanja dokumenata.

Koristimo sesijske kolačiće za održavanje prijave, trajne kolačiće za preferencije i analitičke kolačiće za anonimno praćenje posjeta.

Kategorije uključuju: esencijalne (funkcionalnost prijave), analitičke (upotreba stranice) i preferencijske (jezici i prikaz).

Korisnici mogu upravljati kolačićima putem postavki preglednika ili putem upravljačke ploče na mindfityx.pro. Onemogućavanje nekih kolačića može ograničiti funkcionalnosti stranice.

Detaljnije informacije o kolačićima dostupne su u Politici kolačića na mindfityx.pro

Dijeljenje podataka s trećim stranama

U praksi dijelimo podatke samo kad je to nužno za ispunjenje usluge i uz primjenu sigurnosnih mjera. Primjeri uključuju suradnju s javnim registrima i partnerima uključenim u transakciju.

• Javni registri: katastar i zemljišne knjige radi provjere prava i tereta na nekretnini.
• Poslovni partneri: računovodstvene i upravljanje institucije za obradu uplata i faktura.
• Pravni savjetnici i sudovi: kada je to nužno za vođenje spora ili izvršenje sudskih odluka.
• Tehnički pružatelji usluga: hosting i servisi za sigurnu pohranu podataka i slanje e-mailova.
• Regulatorna tijela: kada zakon nalaže obvezu izvještavanja ili davanja podataka.
• Službene inspekcije u okviru zakonskih postupaka vezanih uz transakcije nekretnina.

Međunarodni prijenosi podataka

Ako je prijenos podataka prema trećim zemljama nužan (npr. servisni provajderi u inozemstvu), mindfityx će osigurati odgovarajuće pravne mehanizme zaštite za prijenos podataka, uz primjenu standardnih ugovornih klauzula i tehničkih mjera zaštite.

Primjenjujemo standardne ugovorne klauzule i procjene utjecaja tamo gdje je potrebno. Uvijek preferiramo obradu unutar EU ili u subjekte s adekvatnom razinom zaštite podataka.

Čuvanje podataka

Podatke čuvamo onoliko dugo koliko je potrebno za ispunjenje svrhe obrade, poštivanje ugovornih i zakonskih obveza, te za rješavanje eventualnih sporova.

Podaci računa i poslovne evidencije čuvaju se sukladno računovodstvenim propisima Republike Hrvatske, obično najmanje onoliko koliko zakon zahtijeva.

Komunikacijski zapisi (e-mail, bilješke) čuvaju se prema potrebama slučaja i poslovnoj praksi, s procjenom minimalnog razumnog roka čuvanja.

Dnevnici pristupa i sigurnosni zapisi čuvaju se u periodu potrebitom za otklanjanje sigurnosnih incidenata i ispunjavanje regulatornih zahtjeva.

Korisnici mogu zatražiti brisanje podataka u opsegu u kojem to nije u sukobu s pravnim obvezama za čuvanje podataka; takvi zahtjevi se obrađuju prema internim procedurama i procjenama rizika.

Sigurnost podataka

Mindfityx primjenjuje tehničke i organizacijske mjere za zaštitu podataka u stvarnim poslovnim scenarijima: enkripciju dokumenata, kontrolu pristupa, povjerljivost komunikacija i redovite sigurnosne provjere. Posebna pažnja posvećena je dokumentima koji sadrže osjetljive podatke o vlasništvu i upravljanje.

• Enkripcija prijenosa i pohrane podataka (TLS i enkripcija baze podataka) za povjerljive dokumente.
• Upravljanje pristupom i dvofaktorska autentikacija za profesionalne račune rielatora.
• Redovite sigurnosne provjere, backup podataka i planovi za oporavak u slučaju incidenta.

Prava korisnika

Korisnici imaju niz prava u odnosu na svoje podatke. U praksi ta prava omogućuju pregled, ispravak ili ograničenje obrade kada je to relevantno za konkretni slučaj rješavanja transakcije ili spora.

• Pravo na pristup: zatražiti kopiju podataka koje obrađujemo o vama.
• Pravo na ispravak: tražiti ispravak netočnih ili nepotpunih podataka.
• Pravo na brisanje: zatražiti brisanje podataka kad nema zakonitog razloga za daljnju obradu.
• Pravo na ograničenje obrade: zatražiti privremeno ograničenje obrade u posebnim okolnostima.
• Pravo na prigovor: prigovoriti na obradu temeljem legitimnog interesa u specifičnim situacijama.
• Pravo na prijenos podataka: korist strukturirane podatke u strojno čitljivom formatu kad je primjenjivo.
• Pravo na povlačenje privole: povući privolu za obradu u bilo kojem trenutku, bez utjecaja na zakonitost ranije obrade.
• Pravo na podnošenje pritužbe nadzornom tijelu u slučaju nezadovoljstva načinom obrade.

Kako ostvariti prava

Za ostvarivanje prava pošaljite zahtjev na e-mail adresu ili pisanim putem na adresu u nastavku. U zahtjevu navedite identitet, prirodu zahtjeva i relevantne informacije o slučaju kako bismo mogli brzo i precizno odgovoriti.

[email protected]

Stremimo odgovoriti na zahtjeve u roku od 30 dana od primitka potpune dokumentacije. Ako je zahtjev složen, obavijestit ćemo vas o produženju i razlozima.

Kontakt za marketinške poruke

mindfityx može povremeno slati informacije o programima i uslugama koje smatramo relevantnima za agenate i rieltore. Svaka tržišna komunikacija jasno će sadržavati upute kako se odjaviti. Primjeri poruka uključuju obavijesti o seminarima, ažuriranjima ugovora i korisnim pravnim predlošcima.

Za odjavu s marketinških lista kliknite poveznicu za odjavu u poruci ili pošaljite zahtjev na adresu Put Čigrađe, 22243 Murter, Hrvatska. Za brzu obradu navedite adresu e-pošte koju koristite na mindfityx.

Zaštita podataka djece

mindfityx ne prikuplja svjesno osobne podatke djece mlađe od 16 godina u okviru svojih profesionalnih usluga za rieltore. Ako smatrate da smo nenamjerno prikupili osobne podatke djeteta, kontaktirajte nas radi provjere i uklanjanja podataka kroz standardne procedure.

Veze na treće strane

Na webu mindfityx mogu se pojaviti poveznice na vanjske izvore i alate (npr. zemljišne knjige, obiteljski zakonodavni portali). Klikom na takve poveznice pristupate stranicama trećih strana koje imaju vlastite politike privatnosti. Preporučujemo provjeru njihovih pravila prije dijeljenja podataka.